Workflows, guía completa para un marketing automation efectivo

¿Tú también sientes que tus tareas basadas en marketing se multiplican o se vuelven repetitivas? Si es así, ha llegado el momento de empezar a trabajar mediante workflows o flujo de trabajo para sentirte liberado. Verás tu día mejor aprovechado y que 24h te darán para mucho más que sólo trabajar. 

Como agencia de marketing, somos conscientes que al trabajar por estrategias, éstas requieren de muchas acciones para que sean efectivas. Por esto, es importante encontrar la manera de automatizarlas y esto es lo que te permiten los workflows. Pero si no estás muy familiarizado con estos, no te preocupes, en esta guía te contamos todo lo que necesitas saber. Nuestra misión, facilitarte la vida. 

Workflows, guía completa para un marketing automation efectivo

Qué es un workflow exactamente

Empecemos por lo básico para ponernos en situación. Workflow o también conocido como flujo de trabajo consiste en automatizar una serie de acciones configuradas en el software de automatización de marketing que tú elijas. Nosotros vamos a centrarnos en Hubspot como Partners Gold de éste. 

La clave de los Workflows es que permiten automatizar gran variedad de tareas. Desde el envío de correos electrónicos hasta la actualización de tus listas de contactos. 

Además, un puntazo de los workflows (perdón por la expresión) es que éstos se activan según el comportamiento del usuario. Es decir, están programados por acciones. Dependiendo la acción realizada por el usuario, se activará un workflow u otro. 

Cómo funciona un workflow

Imagina que has lanzado una campaña que consiste en la descarga de un recurso para conseguir los datos de nuevos usuarios, como por ejemplo un ebook. Ésta consistirá en…

• Promoción de la Landing Page de descarga; redes sociales, web, etc. 
• Thank You Page después de la descarga. 
• Correo electrónico después de la descarga dando las gracias y ofreciendo contenido relacionado por ejemplo, pidiendo una llamada, una DEMO…

La cuestión es crear una secuencia de acciones que gracias a los workflows podrás automatizar y no será necesario que en tu calendario diario aparezca la tarea “Enviar X email”, ahorrandote trabajo y equivocaciones. 

Gracias a los workflows ya la automatización de secuencias ofreces en todo momento información de interés para el usuario, captando en todo momento su atención y mediante mensajes personalizados. 

Razones por las que deberías utilizar workflows

Te ayudan en la segmentación de leads

Como hemos comentado, los workflows se activarán según la acción realizada por parte de los usuarios. Esto, te ayudará a tener una base de datos de tus contactos ordenada y segmentada según el interés de tus usuarios y en el proceso de compra en el que se encuentren tus leads.

Optimiza tu tiempo

Una tarea que haciéndola de forma manual te supondría una pérdida considerable de tiempo cada día, gracias a éstos se realiza de forma automática. Sólo tendrás que preparar la secuencia y automatizarla. 

Atraer clientes potenciales

Al poder ofrecer en todo momento contenido según sus necesidades e intereses, podrás llegar a clientes que realmente estén interesados con tus productos o servicios. 

Tipos de Workflows que puedes utilizar en tu empresa

Email de bienvenida

Estos son una buena manera de crear relaciones estrechas con tus usuarios, así como guiarlos para que realicen determinadas acciones, aumentando las oportunidades de venta, puesto que lanza acciones en el momento oportuno. 

Workflows para lead nurturing

Acciones que se realizan automáticamente después de que haya entrado un lead. Por esto, es importante que definas muy bien tu Buyer Persona o cliente potencial, para plantear acciones que vayan directamente a éstos. 

Descarga de recursos

Crear una secuencia automatizada, en este caso de emails, te ayudará a fidelizar clientes y dar visibilidad a tus contenidos, servicios, productos o empresa. 

Workflows de recuperación

Los workflows de recuperación sirven para activar acciones que los usuarios han dejado a medias. Para ello, los emails promocionales o con ofertas, suelen ser de gran ayuda para recuperar el usuario. 

Workflows de re-enganche

La idea principal es conseguir que clientes que ya han realizado una compra, vuelvan a hacerlo. 

Lanzamiento de producto

Mantén a los usuarios al día de todas tus novedades y tus productos para que no se pierdan nada y tú no te pierdas ninguna oportunidad de venta. 

Workflows de evento

No necesariamente todos los mensajes tienen que ser comerciales. 

Workflows de conversión 

Cumpleaños, primer año de ser cliente, etc. 

Hubspot, tu herramienta ideal para la creación de Workflows

Hubspot es una herramienta de automatización perfecta para ahorrar tiempo y agilizar procesos. Ésta, gracias a la creación de workflows te permitirá crear, por ejemplo, una estrategia de email marketing con secuencia de emails que se envíen de manera totalmente automatizada a los usuarios cuando cumplan los requisitos que hemos programado. Por ejemplo, después de haber abierto un email o descargado un recurso. 

Gracias a ésta automatización, se reducen las posibilidades de pérdida de oportunidades de venta. 

Pasos para crear workflows con Hubspot 

A continuación vamos a explicar paso a paso cómo crear workflows mediante Hubspot. 

El primer paso de todos será entrar en la pestaña workflows de la plataforma (aparece en el menú de arriba). Una vez realizado esto, se nos abre la siguiente ventana. 

Para crear un workflow nuevo deberemos clicar en “Empezar de cero” y se abrirá la siguiente ventana.

En este caso podemos escoger qué tipo de Workflow queremos crear: Basado en contactos, en empresas, en negocios, en tickets o con la base de datos de cotización. 

En este ejemplo, vamos a crear un workflow basado en contactos. 

Seleccionamos, le damos a siguiente (arriba a la derecha) y nos aparece esta ventana. 

Aquí empezamos a crear la secuencia de emails y acciones que queremos que se realicen dependiendo la actividad del usuario. Creada la secuencia, pasamos a configuración. 

Esta pestaña nos permite elegir los días y horas en que queremos que se lance la primera acción y si va relacionada con alguna campaña en concreto de las que ya tenemos creadas. 

Así de fácil y así de rápido puedes crear tus secuencias. Después, encontramos una serie de pestañas más, que nos sirven para hacer el seguimiento de dichos workflows. 

Rendimiento. 

En esta pestaña podemos hacer un seguimiento de cómo están funcionando estos workflows, para saber si debemos realizar algún cambio o mejorarlos. 

Por último, encontramos la pestaña historial. 

¿Listo para empezar a trabajar con Workflows?